システムの運用を成功させる秘訣

様々な所で活用されている

デジタル化が進む中、文書管理も紙ではなくパソコン上で済ませる企業が増えています。その背景には情報漏洩の危険性、作業効率の低下等が深く関わっており、多くの問題を抱える企業が注目しています。

抱えている問題を解消したい人へ

社内

システムの賢い選び方

闇雲にシステムを選んでも失敗するだけです。結局使わない機能ばかりで無駄になるだけなので、今抱えている問題点に合う文書管理システムを選ぶべきでしょう。ステップ1は、導入する目的をまとめる事です。

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業務に欠かせないシステム

沢山の書類を保管する中する場合、効率よく整理ができる文書管理システムが力になってくれます。また業務活性化のための便利機能も備わっているので導入してよかったと心の底から思えますよ。

作業効率を上げた便利機能

no.1

所在確認ができる機能

予定や行先まで確認ができる文書管理システムは、不在者当てに文書に関する問い合わせが来てもシステム所で所在を確認し、連絡を取ることができます。この機能があったお陰で仕事の効率が上がり、ミスも減っています。成功へ突き進む為にも必要なのです。

no.2

メンバーとの共有ができる

文書管理システムにおいて必要なのは全員で情報を共有する機能です。いろいろなプロジェクトにおいて、ステップごとに作業を進めることは大変重要です。参考文書をメンバー間で共有できれば皆がチェックでき、プロジェクト成功へ突き進むことができます。

no.3

進捗状況の確認ができる

現在抱えている仕事が計画通りに進んでいるか、プロジェクトの進み具合はどうなっているか等の情報チェックは文書管理システムで最も必要とされている機能です。進捗状況が簡単にわかるよう、数字とグラフにて表示するからすぐに把握できるでしょう。遅れが出ている場合はサポートに回り、文書を共有しながらアドバイスができます。

no.4

効率の良いファイル管理

プロジェクトや案件ごとに必要な文書は必ず出てきます。文書管理システムの場合、一括でアップロードができたりダウンロードが可能だったりと操作性が優れている点が各企業の業績アップに繋がっています。パソコン操作が苦手な人や新入社員にもファイルの管理に関しては簡単に叩き込めるでしょう。

no.5

世代で管理できる機能

過去の文書から新しいものまですべて管理できるのが文書管理システムのすごいところです。システム上で文書を直すこともできますし、前の状態にすることも簡単にできると各企業から大好評です。検索に時間をかけないよう世代管理を事前にしておけば過去の文書を手間なく引き出せます。

こんなに便利になった

PCを操作する人

シンプルな管理方法

大量の文書をスキャンしてサーバで保管した場合、検索に時間がかかるので業務が押している時不便に感じます。文書管理システムの大きな特徴は大切な文書を一元で保管管理できること、コンテンツやタグを使って文書を簡単に引き出せることです。今まで整理ができていなかった場合も、システム一つあれば保管方法の問題を解消できるでしょう。

決まりを守れる

文書管理システム内で保管されている文書に関しては、アクセスの権限を設定できるので外部に者が勝手にいじることはできません。その影響で、コンプライアンスの強化に繋がるのは言うまでもないでしょう。情報が多くなると会社の規則を守らないと顧客や機密情報が外に漏れるきっかけを作るので、会社の存続に関わってきます。文書管理においても、その辺はしっかり認識しなければなりません。

文書の共有も簡単

グローバル化した今、文書の共有も範囲が広がったことで難しくなっています。時間と距離を気にせず文書の共有をするなら文書管理システムがないと業務をスムーズに遂行できません。この場合も文書管理システムを導入すれば、国外でも欲しい情報が手に入り、業務の効率を上げることができます。

使って感じた事

扱う書類が大量で困った

営業職なので、契約書やらなんやらで書類の山でした。元々整理整頓が苦手なので書類の扱い方も雑だったように思います。先方の問い合わせで文書を見直す時があり、この時ばかりは整理しておけばよかったと悔やんだものです。上司やチームの皆と相談を重ね、ようやく文書管理の導入ができた時はこれで書類の束とお別れができると嬉しく思いました。書類で場所を取ることがなくなり、仕事がしやすいです。

情報共有できるのはうれしい

文書管理システムを導入する前は、一台のパソコンに皆が集まって画面と睨めっこしながら話を聞いていました。狭いオフィスだと席と席の間が狭いですし、何より他の人に迷惑です。文書管理システムがあれば、他の人とファイルの共有ができるし、部署が違う人ともやり取りができます。おまけに細かく検索ができるから文書を引き出す時も苦労しません。業務中のロスもなくなり、導入前よりも確実に効率がアップしています。

管理の甘さを痛感

以前作成した文書に誤りがあったので、修正するよう指示されました。毎日いろいろな書類が発生するので管理まで手が届かず、雑に扱う始末。以前作成した文書も記憶を辿って探すけど見つからない!本当に焦りました。こういうことを一度経験しないと文書管理をする大切さを知らずに仕事をしていたかもしれません。早急に文書管理システムを導入し、大事なものを整理しました。今では、検索機能を巧みに使いこなし、過去の文書もすぐに見つけられています。

使いやすい

正直、文書管理システムってどうなんだろうと思っていました。すぐ導入するのではなく、私たちの会社では一度体験版を30日使って検証することになりました。今までの管理方法はサーバだったのでそれに慣れてしまっていたのか機能が分からず悪戦苦闘です。でもコツとポイントが分かってくるとサーバーの管理より断然楽!何より探しやすい!サーバで管理していた時は過去の文書に行き着くまで時間がかかってしょうがなかったんです。これなら5分以内で必要な情報をキャッチできますよ。

スピードが上がった

文書管理システムの導入で、便利な機能がいくつかあったので結果的に取り入れてよかったと思います。まず、ファイルの共有ができるのはチーム全体で共有する時本当に助かりました。大きなプロジェクトを抱えていたし、資料や文書の共有方法に丁度悩んでいたので・・・。上司が文書管理システムの話をしてきたので全員一致で導入したい旨を伝えました。期限付きの案件の時も把握してほしい情報を文書管理システムにて拡散できるので今後も使用する予定です。

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